Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind die Schrauben und Muttern Deines Unternehmens – ohne sie läuft nichts.
Damit hast Du auch gleich einen wichtigen Anhaltspunkt, an dem Du von der Steuer absetzbare Betriebsausgaben von nicht absetzbaren Kosten unterscheiden kannst.
Denn Betriebsausgaben sind alle Kosten, die Dir im Rahmen Deiner geschäftlichen Tätigkeit entstehen und zur Erzielung von Einnahmen notwendig sind. Sie stehen also immer in direktem Zusammenhang mit Deinem Unternehmen.
Beispiele für Betriebsausgaben
Betriebsausgaben lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen.
Die folgenden Posten sind typische Betriebsausgaben – nach diesen Kategorien kannst Du auch Deine Rechnungen für eine übersichtliche Buchführung ordnen.
- Personalkosten, also Lohn- und Gehaltszahlungen sowie Sozialabgaben
- Miet- und Leasingkosten für Büro-, Lager- und Verkaufsräume sowie Kfz-Kosten
- Materialkosten für Verwaltung und Produktion
- Werbekosten wie Ausgaben für Marketing, Werbekampagnen oder den Betrieb Deiner Website
- Versicherungsbeiträge, die betrieblich veranlasst sind – also zum Beispiel Berufshaftpflicht, Sach- und Rechtsschutzversicherungen für betriebliche Ausstattung oder Kaskoversicherungen für Deinen Fuhrpark
Jede dieser Kategorien umfasst bestimmte Ausgaben, die für den Betrieb Deines Unternehmens unerlässlich sind.
Deshalb kannst Du diese Ausgaben steuerlich geltend machen, um Deinen steuerpflichtigen Gewinn zu mindern.
Betriebsausgaben & Steuern: Was Du absetzen kannst – und was nicht
Der Fiskus versteht keinen Spaß, wenn Du ihm Ausgaben unterjubeln willst, die eigentlich nichts mit Deiner unternehmerischen Tätigkeit zu tun haben. Aber keine Sorge: Mit dieser Übersicht machst Du Dich fit fürs Finanzamt.
Teilweise und sofort absetzbare Betriebsausgaben
Bestimmte Posten fallen in Deinem Unternehmen regelmäßig an und sind als Betriebsausgaben sofort absetzbar – zum Beispiel Personalkosten und Sozialabgaben.
Aber nicht alle Ausgaben dürfen sofort in voller Höhe abgezogen werden: Einige werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
- Löhne und Gehälter
- Sozialabgaben
- Sachzuwendungen (geldwerter Vorteil)
- Rückstellungen und Abschreibungen
- Zinskosten
Nicht oder nicht vollständig absetzbare Betriebsausgaben
Es gibt klare Regeln, welche Ausgaben Du nicht oder nur begrenzt von der Steuer abziehen kannst.
Das sind typischerweise Ausgaben, die nicht direkt mit Deiner geschäftlichen Tätigkeit in Verbindung stehen.
Teilweise gibt es auch Ausgaben, die sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind – diese Betriebsausgaben kannst Du nicht in voller Höhe absetzen.
Überhaupt nicht absetzen kannst Du in der Regel Ausgaben, für die Du keine Belege vorweisen kannst. Folgende Ausgaben darfst du nicht absetzen:
- Privatanteil bei gemischter Nutzung
- Überhöhte Repräsentationsaufwendungen und Geschenke mit einem Wert über 35 €
- Verpflegungskosten über jeweils gültigen Pauschalen für In- und Ausland
- Bußgelder und Strafen
- Nicht nachgewiesene oder beleglose Ausgaben
Sonstige unbeschränkt absetzbare Betriebsausgaben
Es gibt eine Reihe von Ausgaben, die Du ohne Einschränkungen absetzen kannst.
Diese mindern Deine Steuerlast direkt und in voller Höhe:
- Mieten und laufende Bürokosten
- Kfz-Kosten
- Werbekosten
- Versicherungen
- Beiträge zu Berufsverbänden und Kammern
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Unterscheidung: Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben
Einige Betriebsausgaben fallen an, bevor Dein Geschäft offiziell startet, andere entstehen vielleicht erst, nachdem Du Dein Business beendet hast.
Diese Ausgaben kannst Du steuerlich geltend machen, aber es ist wichtig, sie richtig zuzuordnen.
Die nachfolgende Tabelle zeigt Dir einige Beispiele für diese absetzbaren Betriebsausgaben.
| Vorweggenommen Betriebsausgaben | Nachträgliche Betriebsausgaben |
| Marktanalysen | Kosten für die Unternehmensauflösung |
| Beratungskosten | Nachträgliche Buchführungs- und Steuerberatungskosten |
| Berufliche Weiterbildungen | Schuldzinsen |
Betriebsausgaben pauschal absetzen
Dass Du Deine Ausgaben immer dokumentieren musst, weißt Du bereits. Bestimmte Berufsgruppen haben aber auch die Möglichkeit, Betriebsausgaben pauschal abzusetzen.
Welche das sind und ob sich das für Dich lohnt, erfährst Du hier.
Betriebsausgabenpauschale für Freiberufler
Laut § 3 Nr. 26 f. EStG müssen Freiberufler ihre Betriebsausgaben bis zu einem bestimmten Pauschalbetrag nicht nachweisen.
Das gilt übrigens auch für Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer und vergleichbare nebenberufliche Tätigkeiten sowie für nebenberuflich tätige Künstler und Pflegeberufe.
Einfach eine Pauschale zu nutzen, ohne Rechnungen sammeln zu müssen, das klingt natürlich erst mal verlockend. Für Dich als freiberuflicher Unternehmer lohnt sich das aber wahrscheinlich nur bedingt.
Denn wie Du an den weiteren Berufsbildern siehst, geht es hier vor allem um Tätigkeiten, die nur geringe Umsätze bringen.
Die maximale Betriebsausgabenpauschale für Freiberufler liegt bei 2.455 € im Jahr.
Um zu prüfen, ob sich für dich lohnt, deine Betriebsausgaben pauschal abzusetzen, solltest Du also auf jeden Fall Deine Rechnungen sammeln und einen Vergleich anstellen.
Keine Pauschale für Gewerbetreibende & Kleinunternehmer
Eine entsprechende Regelung zum pauschalen Absetzen von Betriebsausgaben gibt es weder für Gewerbetreibende noch für Kleinunternehmer.
Wenn Du in diese beiden Berufsgruppen fällst, kannst Du allerdings die Umsatzsteuer allgemein als Betriebsausgabe geltend machen und absetzen.
Betriebsausgaben steuerlich absetzen: Die Dos & Don‘ts
Um Deine Betriebsausgaben als Unternehmer steuerlich abzusetzen, solltest Du Dir ein paar Grundsätze aneignen. Du bist der Boss – das gilt auch für Dein betriebliches Steuersparpotenzial.
Mit diesen Strategien machst Du Steuern zur Chefsache.
4 Tipps zur optimalen Nutzung von steuerlich absetzbaren Betriebsausgaben
Bei der Aufbereitung für das Finanzamt unterstützt Dich Dein Steuerberater – aber die Grundlagen nimmt Dir niemand ab. Deshalb solltest du folgende Tipps verinnerlichen:
Buchführung mit System
Als Chef weißt Du am besten, wofür in Deinem Unternehmen Betriebsausgaben anfallen. Überlege Dir, wie Du die verschiedenen Posten sinnvoll zusammenfassen kannst und sorge dafür, dass dieses System in Deinem Unternehmen fest verankert ist.
Plane Betriebsausgaben zu Deinem Vorteil
Vor allem größere Betriebsausgaben sind Teil Deiner Unternehmensstrategie und damit ganz klar Deine Baustelle. Plane daher kostenintensive Investitionen geschickt, um die Abschreibungen zu Deinem Vorteil zu nutzen und kein Abschreibungspotenzial ungenutzt zu lassen.
Jede Rechnung zählt
Belege sind beim Absetzen von Betriebsausgaben bares Geld. Also sorge dafür, dass die Belege nicht erst Kaffeeflecken abbekommen und später nicht mehr auffindbar sind, sondern sorge für eine detaillierte Buchführung und Dokumentation aller Betriebsausgaben.
Bleib auf dem Laufenden
Steuergesetze sind nicht in Stein gemeißelt und ändern sich regelmäßig – unter Umständen zu Deinen Gunsten. Verlasse Dich nicht auf Deine Buchhalter und Steuerberater, sondern bleib selbst am Ball. Branchennews und Dein persönliches Netzwerk sind hier Gold wert.
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Betriebsausgaben absetzen: Diese Fehler solltest Du vermeiden
Du bist Unternehmer und kein Controller, deshalb kannst Du natürlich nicht alles wissen.
Das sollst Du auch gar nicht, denn Deine Kompetenzen sind an anderer Stelle gefragt. Aber diese Stolpersteine solltest Du kennen.
Private und geschäftliche Ausgaben vermischen
Rein private Ausgaben haben in Deiner Buchführung nichts verloren und stimmen die Finanzbeamten bei der Prüfung alles andere als milde. Trenne deshalb Deine Ausgaben gewissenhaft.
Unvollständige Dokumentation
Betriebsausgaben, wie zum Beispiel Reisekosten, kannst Du nicht pauschal ansetzen, sondern musst Du für Übernachtung, Verpflegung und Fahrtkosten jeweils gesondert nachweisen.
Falsche zeitliche Zuordnung
Beachte die jährlichen Abschreibungsgrenzen für langfristige Investitionen und stelle sicher, dass Du Deine Betriebsausgaben im richtigen Wirtschaftsjahr geltend machst. Darum kümmert sich (hoffentlich) Dein Steuerberater – das A und O ist aber wie immer die gewissenhafte Dokumentation.
So dokumentierst Du Deine Betriebsausgaben richtig
Die Dokumentation Deiner Betriebsausgaben dient beim Absetzen als Nachweis Deiner Ausgaben gegenüber dem Finanzamt und hilft, eventuelle Rückfragen zu klären.
Hier sind die wichtigsten Punkte, die Du beachten solltest.
Belege und Quittungen
Sammle alle Belege und Quittungen, die Deine Betriebsausgaben belegen.
Dazu gehören die folgenden Belege:
- Rechnungen: Sowohl in Papierform als auch digital
- Kassenbons: Für kleinere Ausgaben
- Bankauszüge: Als Nachweis für elektronische Zahlungen
Verträge und Vereinbarungen
Bewahre Kopien aller Verträge und schriftlichen Vereinbarungen auf, die geschäftliche Transaktionen dokumentieren.
Hierzu gehören zum Beispiel:
- Mietverträge für Geschäftsräume,
- Leasingverträge für betrieblich genutzte Fahrzeuge oder Ausrüstung oder
- Dienstleistungsverträge mit externen Dienstleistern oder Beratern.
Fahrtenbuch
Wenn Du ein Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzt, führe ein Fahrtenbuch, um die betriebliche Nutzung nachzuweisen.
Notiere folgende Angaben:
- Datum und Zweck jeder Fahrt
- Gefahrene Kilometer
- Start- und Zielort
Digitale Aufzeichnungen
Für die digitale Buchführung gelten besondere Anforderungen an die Aufbewahrung und Sicherheit.
Achte darauf, dass elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind und Deine Buchführungssoftware den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Aufbewahrungsfristen
Beachte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Deine Unterlagen:
- 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Inventare
- 6 Jahre für Geschäftsbriefe und andere steuerlich relevante Unterlagen.
Die Einhaltung dieser Richtlinien stellt sicher, dass Du bei einer Steuerprüfung alle notwendigen Unterlagen zur Hand hast und Deine Betriebsausgaben erfolgreich geltend machen kannst.
Nicht nur Betriebsausgaben abzusetzen – für Dich ist noch mehr drin!
Durch das Absetzen von Betriebsausgaben von der Steuer sicherst Du Dir mehr finanzielle Mittel für wichtige unternehmerische Aktivitäten wie Investitionen, Innovationen und Wachstum.
So verbesserst Du langfristig und nachhaltig Deine Wettbewerbsfähigkeit, indem Du Deine finanzielle Flexibilität erhöhst und Deine Rentabilität steigerst.
Aber das ist längst nicht alles – für Dich als Unternehmer ist noch viel mehr Steuersparpotenzial drin. Wo genau? Lass es uns gemeinsam herausfinden. Mache in nur 3 Minuten Deine ganz persönliche kostenlose Potenzialanalyse und wir entdecken gemeinsam, wo Dein Unternehmen noch Steuern sparen kann!
