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Betriebsausgaben von der Steuer absetzen: Das müssen Unternehmer wissen

Entdecke, wie Du als Unternehmer das Maximum aus Deinen Betriebsausgaben herausholst und Deine Steuerlast minimierst. In diesem Artikel verraten wir Dir alles, was Du über Betriebsausgaben wissen musst: von der Definition über die steuerliche Absetzbarkeit bis hin zu den Dos & Don’ts im Umgang mit dem Finanzamt. Erfahre, welche Ausgaben sofort absetzbar sind, welche Besonderheiten gelten, und wie Du sogar pauschal Betriebsausgaben absetzen kannst. Zudem geben wir Dir praktische Tipps an die Hand, mit denen Du Deine Ausgaben clever planst und dokumentierst, um Deine Liquidität zu verbessern und finanzielle Mittel für das Wachstum Deines Unternehmens freizumachen.

Darum geht’s in diesem Artikel:
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Betriebsausgaben von der Steuer absetzen: Das müssen Unternehmer wissen

Als Unternehmer begegnen Dir Betriebsausgaben praktisch täglich – und damit vielleicht auch Chancen, Deine Finanzen zu verbessern. Du weißt ja: Jeder Cent, den Du investierst, zählt. Und das gilt auch für das Absetzen von Betriebsausgaben von der Steuer. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Deine Ausgaben clever gegenüber dem Finanzamt geltend machst. Denn mal ehrlich: Wer will schon mehr Steuern zahlen als er muss?

Betriebsausgaben sind die Schrauben und Muttern Deines Unternehmens – ohne sie läuft nichts. Damit hast Du auch gleich einen wichtigen Anhaltspunkt, an dem Du von der Steuer absetzbare Betriebsausgaben von nicht absetzbaren Kosten unterscheiden kannst. Denn Betriebsausgaben sind alle Kosten, die Dir im Rahmen Deiner geschäftlichen Tätigkeit entstehen und zur Erzielung von Einnahmen notwendig sind. Sie stehen also immer in direktem Zusammenhang mit Deinem Unternehmen. 

Immer höher werdende Stapel an Münzen, dahinter Abbildungen, die Ausgaben und Wachstum symbolisieren

Beispiele für Betriebsausgaben

Betriebsausgaben lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen. Die folgenden Posten sind typische Betriebsausgaben – nach diesen Kategorien kannst Du auch Deine Rechnungen für eine übersichtliche Buchführung ordnen.

  • Personalkosten, also Lohn- und Gehaltszahlungen sowie Sozialabgaben
  • Miet- und Leasingkosten für Büro-, Lager- und Verkaufsräume sowie Kfz-Kosten
  • Materialkosten für Verwaltung und Produktion
  • Werbekosten wie Ausgaben für Marketing, Werbekampagnen oder den Betrieb Deiner Website
  • Versicherungsbeiträge, die betrieblich veranlasst sind – also zum Beispiel Berufshaftpflicht, Sach- und Rechtsschutzversicherungen für betriebliche Ausstattung oder Kaskoversicherungen für Deinen Fuhrpark

Jede dieser Kategorien umfasst bestimmte Ausgaben, die für den Betrieb Deines Unternehmens unerlässlich sind. Deshalb kannst Du diese Ausgaben steuerlich geltend machen, um Deinen steuerpflichtigen Gewinn zu mindern.

Betriebsausgaben & Steuern: Was Du absetzen kannst – und was nicht

Der Fiskus versteht keinen Spaß, wenn Du ihm Ausgaben unterjubeln willst, die eigentlich nichts mit Deiner unternehmerischen Tätigkeit zu tun haben. Aber keine Sorge: Mit dieser Übersicht machst Du Dich fit fürs Finanzamt.

Ordner vom Finanzamt liegt mit Taschenrechner und Kugelschreiber auf einem Steuerformular

Teilweise und sofort absetzbare Betriebsausgaben

Bestimmte Posten fallen in Deinem Unternehmen regelmäßig an und sind als Betriebsausgaben sofort absetzbar – zum Beispiel Personalkosten und Sozialabgaben. Aber nicht alle Ausgaben dürfen sofort in voller Höhe abgezogen werden: Einige werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

  • Löhne und Gehälter
  • Sozialabgaben
  • Sachzuwendungen (geldwerter Vorteil)
  • Rückstellungen und Abschreibungen
  • Zinskosten

Nicht oder nicht vollständig absetzbare Betriebsausgaben

Es gibt klare Regeln, welche Ausgaben Du nicht oder nur begrenzt von der Steuer abziehen kannst. Das sind typischerweise Ausgaben, die nicht direkt mit Deiner geschäftlichen Tätigkeit in Verbindung stehen. Teilweise gibt es auch Ausgaben, die sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind – diese Betriebsausgaben kannst Du nicht in voller Höhe absetzen. 

Überhaupt nicht absetzen kannst Du in der Regel Ausgaben, für die Du keine Belege vorweisen kannst. Folgende Ausgaben darfst du nicht absetzen:

  • Privatanteil bei gemischter Nutzung
  • Überhöhte Repräsentationsaufwendungen und Geschenke mit einem Wert über 35 €
  • Verpflegungskosten über jeweils gültigen Pauschalen für In- und Ausland
  • Bußgelder und Strafen
  • Nicht nachgewiesene oder beleglose Ausgaben

Sonstige unbeschränkt absetzbare Betriebsausgaben

Es gibt eine Reihe von Ausgaben, die Du ohne Einschränkungen absetzen kannst. Diese mindern Deine Steuerlast direkt und in voller Höhe:

  • Mieten und laufende Bürokosten
  • Kfz-Kosten
  • Werbekosten
  • Versicherungen
  • Beiträge zu Berufsverbänden und Kammern
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Unterscheidung: Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben

Einige Betriebsausgaben fallen an, bevor Dein Geschäft offiziell startet, andere entstehen vielleicht erst, nachdem Du Dein Business beendet hast. Diese Ausgaben kannst Du steuerlich geltend machen, aber es ist wichtig, sie richtig zuzuordnen. Die nachfolgende Tabelle zeigt Dir einige Beispiele für diese absetzbaren Betriebsausgaben.

Vorweggenommen BetriebsausgabenNachträgliche Betriebsausgaben
MarktanalysenKosten für die Unternehmensauflösung
BeratungskostenNachträgliche Buchführungs- und Steuerberatungskosten
Berufliche WeiterbildungenSchuldzinsen

Betriebsausgaben pauschal absetzen

Dass Du Deine Ausgaben immer dokumentieren musst, weißt Du bereits. Bestimmte Berufsgruppen haben aber auch die Möglichkeit, Betriebsausgaben pauschal abzusetzen. Welche das sind und ob sich das für Dich lohnt, erfährst Du hier.

Betriebsausgabenpauschale für Freiberufler

Laut § 3 Nr. 26 f. EStG müssen Freiberufler ihre Betriebsausgaben bis zu einem bestimmten Pauschalbetrag nicht nachweisen. Das gilt übrigens auch für Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer und vergleichbare nebenberufliche Tätigkeiten sowie für nebenberuflich tätige Künstler und Pflegeberufe.

Einfach eine Pauschale zu nutzen, ohne Rechnungen sammeln zu müssen, das klingt natürlich erst mal verlockend. Für Dich als freiberuflicher Unternehmer lohnt sich das aber wahrscheinlich nur bedingt. Denn wie Du an den weiteren Berufsbildern siehst, geht es hier vor allem um Tätigkeiten, die nur geringe Umsätze bringen. Die maximale Betriebsausgabenpauschale für Freiberufler liegt bei 2.455 € im Jahr. Um zu prüfen, ob sich für dich lohnt, deine Betriebsausgaben pauschal abzusetzen, solltest Du also auf jeden Fall Deine Rechnungen sammeln und einen Vergleich anstellen. 

Keine Pauschale für Gewerbetreibende & Kleinunternehmer

Eine entsprechende Regelung zum pauschalen Absetzen von Betriebsausgaben gibt es weder für Gewerbetreibende noch für Kleinunternehmer. Wenn Du in diese beiden Berufsgruppen fällst, kannst Du allerdings die Umsatzsteuer allgemein als Betriebsausgabe geltend machen und absetzen.

Betriebsausgaben steuerlich absetzen: Die Dos & Don‘ts

Um Deine Betriebsausgaben als Unternehmer steuerlich abzusetzen, solltest Du Dir ein paar Grundsätze aneignen. Du bist der Boss – das gilt auch für Dein betriebliches Steuersparpotenzial. Mit diesen Strategien machst Du Steuern zur Chefsache.

4 Tipps zur optimalen Nutzung von steuerlich absetzbaren Betriebsausgaben

Bei der Aufbereitung für das Finanzamt unterstützt Dich Dein Steuerberater – aber die Grundlagen nimmt Dir niemand ab. Deshalb solltest du folgende Tipps verinnerlichen:

Buchführung mit System

Als Chef weißt Du am besten, wofür in Deinem Unternehmen Betriebsausgaben anfallen. Überlege Dir, wie Du die verschiedenen Posten sinnvoll zusammenfassen kannst und sorge dafür, dass dieses System in Deinem Unternehmen fest verankert ist. 

Plane Betriebsausgaben zu Deinem Vorteil

Vor allem größere Betriebsausgaben sind Teil Deiner Unternehmensstrategie und damit ganz klar Deine Baustelle. Plane daher kostenintensive Investitionen geschickt, um die Abschreibungen zu Deinem Vorteil zu nutzen und kein Abschreibungspotenzial ungenutzt zu lassen.

Jede Rechnung zählt

Belege sind beim Absetzen von Betriebsausgaben bares Geld. Also sorge dafür, dass die Belege nicht erst Kaffeeflecken abbekommen und später nicht mehr auffindbar sind, sondern sorge für eine detaillierte Buchführung und Dokumentation aller Betriebsausgaben.

Bleib auf dem Laufenden

Steuergesetze sind nicht in Stein gemeißelt und ändern sich regelmäßig – unter Umständen zu Deinen Gunsten. Verlasse Dich nicht auf Deine Buchhalter und Steuerberater, sondern bleib selbst am Ball. Branchennews und Dein persönliches Netzwerk sind hier Gold wert.

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Betriebsausgaben absetzen: Diese Fehler solltest Du vermeiden

Du bist Unternehmer und kein Controller, deshalb kannst Du natürlich nicht alles wissen. Das sollst Du auch gar nicht, denn Deine Kompetenzen sind an anderer Stelle gefragt. Aber diese Stolpersteine solltest Du kennen.

Private und geschäftliche Ausgaben vermischen

Rein private Ausgaben haben in Deiner Buchführung nichts verloren und stimmen die Finanzbeamten bei der Prüfung alles andere als milde. Trenne deshalb Deine Ausgaben gewissenhaft.

Unvollständige Dokumentation

Betriebsausgaben, wie zum Beispiel Reisekosten, kannst Du nicht pauschal ansetzen, sondern musst Du für Übernachtung, Verpflegung und Fahrtkosten jeweils gesondert nachweisen.

Falsche zeitliche Zuordnung

Beachte die jährlichen Abschreibungsgrenzen für langfristige Investitionen und stelle sicher, dass Du Deine Betriebsausgaben im richtigen Wirtschaftsjahr geltend machst. Darum kümmert sich (hoffentlich) Dein Steuerberater – das A und O ist aber wie immer die gewissenhafte Dokumentation. 

So dokumentierst Du Deine Betriebsausgaben richtig

Die Dokumentation Deiner Betriebsausgaben dient beim Absetzen als Nachweis Deiner Ausgaben gegenüber dem Finanzamt und hilft, eventuelle Rückfragen zu klären. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Du beachten solltest.

Geldmünzen sind gestapelt auf dem Tisch, daneben ein Taschenrechner und Unterlagen

Belege und Quittungen

Sammle alle Belege und Quittungen, die Deine Betriebsausgaben belegen. Dazu gehören die folgenden Belege:

  • Rechnungen: Sowohl in Papierform als auch digital
  • Kassenbons: Für kleinere Ausgaben
  • Bankauszüge: Als Nachweis für elektronische Zahlungen

Verträge und Vereinbarungen

Bewahre Kopien aller Verträge und schriftlichen Vereinbarungen auf, die geschäftliche Transaktionen dokumentieren, zum Beispiel

  • Mietverträge für Geschäftsräume,
  • Leasingverträge für betrieblich genutzte Fahrzeuge oder Ausrüstung oder
  • Dienstleistungsverträge mit externen Dienstleistern oder Beratern.

Fahrtenbuch

Wenn Du ein Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzt, führe ein Fahrtenbuch, um die betriebliche Nutzung nachzuweisen. Notiere folgende Angaben:

  • Datum und Zweck jeder Fahrt
  • Gefahrene Kilometer
  • Start- und Zielort

Digitale Aufzeichnungen

Für die digitale Buchführung gelten besondere Anforderungen an die Aufbewahrung und Sicherheit. Achte darauf, dass elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind und Deine Buchführungssoftware den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Aufbewahrungsfristen

Beachte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Deine Unterlagen:

  • 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Inventare
  • 6 Jahre für Geschäftsbriefe und andere steuerlich relevante Unterlagen.

Die Einhaltung dieser Richtlinien stellt sicher, dass Du bei einer Steuerprüfung alle notwendigen Unterlagen zur Hand hast und Deine Betriebsausgaben erfolgreich geltend machen kannst.

Nicht nur Betriebsausgaben abzusetzen – für Dich ist noch mehr drin!

Durch das Absetzen von Betriebsausgaben von der Steuer sicherst Du Dir mehr finanzielle Mittel für wichtige unternehmerische Aktivitäten wie Investitionen, Innovationen und Wachstum. So verbesserst Du langfristig und nachhaltig Deine Wettbewerbsfähigkeit, indem Du Deine finanzielle Flexibilität erhöhst und Deine Rentabilität steigerst.
Aber das ist längst nicht alles – für Dich als Unternehmer ist noch viel mehr Steuersparpotenzial drin. Wo genau? Lass es uns gemeinsam herausfinden. Mache in nur 3 Minuten Deine ganz persönliche kostenlose Potenzialanalyse und wir entdecken gemeinsam, wo Dein Unternehmen noch Steuern sparen kann!

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Absetzen von Betriebsausgaben

Hier findest Du Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um das steuerliche Absetzen von Betriebsausgaben für Unternehmer.

Die Größe Deines Unternehmens spielt eine wesentliche Rolle bei der Steuerabsetzung von Betriebsausgaben, da unterschiedliche Regelungen und Grenzwerte für kleine, mittlere und große Unternehmen gelten können. Kleinunternehmer und Freiberufler profitieren oft von vereinfachten Abrechnungsmethoden und niedrigeren Grenzwerten für Sofortabschreibungen geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG). Sie müssen weniger strenge Buchführungspflichten erfüllen, was die Dokumentation und das Absetzen von Betriebsausgaben erleichtert.

Mittlere und größere Unternehmen unterliegen hingegen in der Regel detaillierteren Buchführungs- und Dokumentationspflichten. Sie können zwar in absoluten Zahlen mehr absetzen, müssen aber auch komplexere Abschreibungsregeln beachten und mit strengeren Prüfungen durch das Finanzamt rechnen. Darüber hinaus können größere Unternehmen spezifische Steuervorteile wie Investitionsabzugsbeträge und Sonderabschreibungen nutzen, die kleineren Unternehmen nicht zur Verfügung stehen.

Ja, auch wenn Du Dein Unternehmen erst kürzlich gegründet hast, kannst Du Betriebsausgaben absetzen. Kosten, die ab dem Zeitpunkt der Unternehmensgründung und in bestimmten Fällen auch schon davor – anfallen, können steuerlich geltend gemacht werden. Hierbei handelt es sich in der Regel um vorweggenommene Betriebsausgaben.

Ja, Bewirtungskosten können unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden. Allerdings gelten hier neben der allgemeinen Dokumentation spezifische Regeln, die beachtet werden müssen, um die Absetzbarkeit zu gewährleisten.

  • Die Bewirtung muss aus geschäftlichen Gründen erfolgen. Dazu zählen Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern.
  • 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten können abgesetzt werden. Die restlichen 30 % gelten als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, da sie den Eigenbedarf des Gastgebers decken.
  • Für jede Bewirtung ist ein ordnungsgemäßer Beleg erforderlich. Seit 2017 genügt für Bewirtungen bis 250 Euro (inkl. Umsatzsteuer) der vereinfachte Beleg (Kassenbon oder Quittung). Für Bewirtungen über 250 Euro ist eine detaillierte Rechnung erforderlich, auf der alle Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung vermerkt sind.
  • Zusätzlich zum Beleg muss ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden, der neben Datum und Ort der Bewirtung auch die Namen der teilnehmenden Personen und den Anlass der Bewirtung enthält.

 

Wichtig: Die Kosten der Bewirtung müssen angemessen sein – unverhältnismäßig hohe Ausgaben können vom Finanzamt beanstandet werden. Kosten für private Einladungen oder Feiern können nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden. 

 

Sowohl Einzelunternehmer als auch GmbHs können unter bestimmten Voraussetzungen Spenden steuerlich geltend machen. Dabei musst Du jedoch beachten, dass Spenden je nach Rechtsform Deines Unternehmens unterschiedlich behandelt werden.

Für Einzelunternehmer oder Personengesellschaften wie OHG und GbR gelten Spenden nicht als Betriebsausgaben, sondern als private Ausgaben. Sie dürfen daher nicht vom Unternehmensgewinn abgezogen werden. Stattdessen werden sie als sonstige Ausgaben in der privaten Einkommensteuererklärung geführt und wirken sich dort steuerlich günstig aus.

Bei Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs können Spenden als Betriebsausgaben in der Gewerbesteuererklärung geltend gemacht werden. Pro Jahr sind hier 20 % des Gesamtbetrags der Einkünfte oder alternativ 4 Promille des Jahresumsatzes zuzüglich Löhne und Gehälter zulässig. Überschreitet Dein Unternehmen diese Grenzen, kannst Du den Restbetrag als Spendenvortrag im Folgejahr absetzen.

Wichtig zu beachten:

  • Nachweis und Dokumentation: Unabhängig von der Rechtsform muss die Spende durch entsprechende Belege oder Spendenquittungen nachgewiesen werden.
  • Gemeinnützigkeit: Die Empfängerorganisation muss in der Regel als gemeinnützig anerkannt sein. Eine Liste der begünstigten Organisationen wird vom Finanzamt geführt.
  • Betrieblicher Bezug: Bei der Geltendmachung als Betriebsausgabe muss der betriebliche Bezug der Spende deutlich gemacht werden.
  • Höchstgrenzen: Für Spenden, die als Sonderausgaben abgesetzt werden können, gelten bestimmte Höchstgrenzen. Diese richten sich nach den Einkünften des Unternehmens bzw. nach den Einkünften des Unternehmers.

 

Im Zweifelsfall solltest Du immer eine fachkundige Beratung in Anspruch nehmen, um im Einzelfall zu prüfen, ob Deine betrieblichen Spenden abzugsfähig sind.

Die Steuergesetzgebung ändert sich kontinuierlich, daher ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben und flexible Strategien zu entwickeln. 

Übrigens: Im Next Level Steuer Coaching lernst Du nicht nur aktuelle Steueroptimierungsstrategien, sondern auch, wie Du auf Veränderungen in der Gesetzgebung reagieren und Deine Strategien entsprechend anpassen kannst.

 

Rechtliche Hinweise / Disclaimer

Eine einzelfallbezogene, individuelle rechtliche und steuerliche Beratung kann durch diese abstrakte, rechtliche und steuerliche Darstellung auf keinen Fall ersetzt werden. Kontaktiere unbedingt jeweils Deinen persönlichen, rechtlichen und steuerlichen Berater. Dieser Beitrag gibt unsere persönlichen Erfahrungen und Interpretationen der Rechtsprechung, Literatur, Gesetze und rechtlichen Kommentare wider. Die Inhalte basieren auf unserem Wissensstand zum Zeitpunkt der Erstellung. Aktuelle Änderungen der steuerlichen und rechtlichen Auffassungen der Finanzverwaltungen oder der Gerichte sind jederzeit möglich. Dies kann auch rückwirkend geschehen. Die Finanzverwaltung und zuständige Gerichte können jederzeit eine von unserer Auffassung abweichende Sichtweise des Falles vertreten. Eine Nachsorgeverpflichtung (die Pflicht, dass wir über eventuell später eintretende rechtliche oder tatsächliche Veränderungen oder neue Erkenntnisse zu informieren haben) besteht nicht. Die Zurverfügungstellung dieses Beitrags führt weder zu einer vertraglichen Bindung, noch wird eine sonstige Haftung gegenüber dem Empfänger oder Dritten begründet. Wir übernehmen ausdrücklich keine Haftung für Dokumente, Musterverträge, etc. in irgendeiner Form.

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